يعتبر التعاقد التجاري جزءًا لا يتجزأ من النشاط التجاري اليومي في الشركات الكبرى لدرجة أنه يكاد يكون مفروغًا منه. ولكن ، الآن ، تتطلع بعض الشركات إلى خلق قيمة من خلال التنفيذ الأفضل للعقود التجارية ، وتحليل البيانات المستقاة منها.
كان هذا الاهتمام بإمكانيات التكنولوجيا لتحسين التعاقد مدفوعًا ، على وجه الخصوص ، بوباء كوفيد – حيث أجبر المنظمات على العمل بشكل أسرع وبشكل مختلف وأكثر حكمة.
أصبحت العلاقات أكثر أهمية ، كما تقول سالي جوير ، الرئيسة التنفيذية للتجارة العالمية والمقاولات (WorldCC) ، وهي جمعية تجارية تمثل مديري العقود والمشتريات وسلسلة التوريد.
يشرح جوير ومقره لندن قائلاً: “يأتي اتخاذ القرار بشكل أفضل وأسرع من فهم أفضل لطبيعة علاقات العمل الخاصة بك ، وكيف تمثل عقودك – وتدون – تلك العلاقات”. أصبح من “الواضح تماما” أن العقود وعمليات التعاقد داخل المنظمات كانت “فارغة تماما”.
في مواجهة اضطراب غير مسبوق ، سارع مديرو العقود والمحامون وموظفو المشتريات إلى مراجعة عقودهم – شروط القوة القاهرة على وجه الخصوص. يتذكر جاير أنهم سرعان ما أدركوا أن هذه العقود لن تخدمهم بشكل جيد.
لم يكن هناك جدوى من محاولة إلزام الأطراف المقابلة بمواعيد التسليم إذا انهارت الشبكات اللوجيستية وتوقف التصنيع. كان العمل مع شركاء الأعمال والموردين لحل المشكلات أكثر أهمية. وتقول: “ومع ذلك ، فإن عقودهم ، كما هي مكتوبة ، لم تدعم تلك العلاقات”.
أدركت بعض الشركات أنها تعمل في عصر “عدم القدرة على التنبؤ” حيث لا تخلق العقود والتعاقدات اليقين. عندما أدى الاضطراب اللوجستي إلى تقطع توريد السلع والخدمات ، كانت المناقشات تتعلق بأوقات التسليم والكميات.
يلاحظ جوير التعاون بين BioNTech و Pfizer وشركة الأدوية الصينية Fosun Pharma أثناء البحث عن لقاح Covid كمثال مؤثر للنهج “القائم على الثقة” في العلاقات التجارية.
“كان هناك تبادل غير مسبوق للمعلومات في الوقت الحقيقي وتقاسم المخاطر المالية في [a] وقت عدم اليقين ، وكل ذلك مع التركيز على هدف مشترك ، “كما تقول.
بالنسبة لعلاقات العمل التي تكون فيها النتائج مهمة ولكنها غير مؤكدة ، أصبحت العقود أكثر تكيفًا ، بشروط تؤكد على حل المشكلات والأهداف المشتركة وثقافة عدم إلقاء اللوم ، كما يقول جوير.
سالي جاير من WorldCC
وتقول إن الكثير من العمل على تنظيم العلاقات – تصنيفها من حيث الأهمية والمخاطر ، على سبيل المثال – قادته الإدارة العليا بالتعاون مع إدارات المشتريات. غالبًا ما يتضمن ذلك إجراء تقييمات لتحليل عدم اليقين للاستراتيجيات الأساسية للشركة ، وكيف تؤثر العلاقات التجارية والعقود عليها.
إحدى المشكلات التي يحاولون حلها هي حقيقة أن العقود جوهرية لأهداف العمل وتستغرق أيضًا وقتًا طويلاً للموظفين.
وجدت دراسة استقصائية حديثة لمديري المشتريات والعقود في المنظمات الأعضاء في WorldCC أن أولويتهم الأولى كانت زيادة قيمتها الاستراتيجية وأهميتها للأعمال. ومع ذلك ، فإن العائق الرئيسي أمام هذا الهدف هو عبء العمل التشغيلي ، حيث يقضي 25 في المائة من وقتهم في أنشطة منخفضة القيمة ومنخفضة التعقيد. وبالمثل ، يشارك 26 في المائة في المتوسط من القوى العاملة في المنظمة العضو في التعاقد أو إدارة العقود بشكل ما – سواء في المشتريات أو الميزانية أو المبيعات.
25٪
الوقت المخصص لأنشطة منخفضة القيمة ومنخفضة التعقيد من قبل مديري المشتريات والعقود ، وفقًا لمسح WorldCC
لا يزال الشكل التقليدي للعقد مناسبًا إذا كان هناك يقين على كلا الجانبين بشأن ما يطلبونه ، كما يقول غاير: “إنه سلعة وهو صفقة”. تشير إلى أن العديد من هذه العقود يتم الآن أتمتةها.
يقول جوير إنه في هذه المعاملة ، والسلعة ، يمكن أن تلعب التكنولوجيا دورًا في شكل أنظمة إدارة العقود. خلال الوباء ، كانت تلك الشركات التي استثمرت بالفعل في التكنولوجيا – أنظمة إدارة العقود وأدوات التعاقد الآلي ومنصات الشراء – هي التي كانت قادرة على الاستجابة للوضع. وتخلص إلى القول “لقد كانت مسألة من يملكون ومن لا يملكون”.
التحدي الآن هو لمقدمي الخدمات لتقنية إدارة العقود لإنشاء منصات سهلة الاستخدام يمكن لعدد أكبر من الموظفين الذين ليس لديهم مهارات متخصصة استخدامها – ما يسمى بالمنتجات ذات الشفرات المنخفضة أو التي لا تحتوي على رمز.
ولكن هناك تحدٍ آخر: كيفية الاستفادة من البيانات المستمدة من أنظمة إدارة العقود والمشتريات – ما يصفه غاير بأنه “البصيرة التي يمكن استخلاصها من النظر إلى العقود ككل ، بدلاً من مجرد وثائق فردية”.
يقول Luigi Telesca ، الشريك المؤسس لمنصة Trakti لأتمتة العقود الذكية: “عندما تكون العقود مؤتمتة وموحدة ، يمكن للمؤسسات أن تنظر عبر النظام البيئي بأكمله لتحديد الأماكن التي يمكن أن تقلل فيها التكاليف”.
تُظهر البيانات المأخوذة من العقود الموحدة الشروط التعاقدية التي تعمل بشكل جيد. يقول إن الأمثلة قد تكون شروط الدفع أو التزامات التسليم.
استخدمت شركة الدفاع متعددة الجنسيات ليوناردو منصة Trakti في إنشاء نظام بيئي رقمي للعقود الآلية التي تعمل على تحسين أداء الخدمة ، وتخفيف المخاطر ، وتضمن رؤية وشفافية العلاقات مع الموردين والعملاء. تضيف Telesca أن النتيجة هي “نهج يعتمد على البيانات في اتخاذ القرار”.
يوافق إريك لافلين ، الرئيس التنفيذي لشركة Agiloft للتكنولوجيا القانونية ومقرها سياتل ، على أن ما يسمى بمنتجات إدارة دورة حياة العقد (CLM) يمكن أن تساعد الشركات على الاستفادة بشكل أفضل من بياناتها.
يصف تطور العقود إلى مستندات رقمية غنية بالبيانات على أنها أقرب إلى التطورات التاريخية في رسم الخرائط.
يجادل لافلين بأن العقود التقليدية تشبه خرائط الشوارع الورقية القديمة. إنهم “يعطونك قدرًا معينًا من الرؤية في وضع الأرض ، وطريقًا عامًا للنجاح ، لكن يمكنهم توفير الكثير من المعلومات”.
في الخرائط الحديثة ، تعد التراكبات الرقمية مثل المعلومات الطبوغرافية وموجزات البيانات الديناميكية حول تدفق حركة المرور أكثر فائدة للمسافرين. بطريقة مماثلة ، توفر المعلومات الشاملة للعقود الرقمية فهمًا أفضل للعلاقة الفردية والنظام البيئي الأوسع للعلاقات مع الموردين والعملاء.
على سبيل المثال ، قد ترغب الشركة في تحليل شروط التفاوض التي أدت إلى نتيجة ناجحة ، أو تحديد الاتجاهات الأساسية عندما تسوء الأمور.
يقول لافلين: “تتمتع حلول إدارة دورة حياة العقد بالقدرة على تحويل العقود” الثابتة “إلى أدوات صنع قرارات غنية بالبيانات”. “مثل نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، فإن خلاصات البيانات في الوقت الفعلي من العقود لديها القدرة على إظهار صانعي القرار ليس فقط الاتجاه الذي ستتخذه استراتيجياتهم ، ولكن أيضًا حيث قد يؤثر الواقع على تلك الاستراتيجيات.”
ست دراسات حالة
تعرض الشركات أدناه طرقًا مختلفة يمكن من خلالها استخدام تقنية إدارة دورة حياة العقد من قبل الشركات لتحسين السرعة واكتساب رؤى استراتيجية. المصدر: RSGI
اجيلوفت
كما اجيلوفت يقدم نظامًا أساسيًا بدون رمز – يمكن لأي شخص تقريبًا العمل عليه – يمكن للعملاء دمج برنامج إدارة العقود الخاص بهم بسرعة مع الأنظمة الحالية. يمكنهم أيضًا تجربة مناهج جديدة للتعاقد مع تطور الطلبات الجديدة. أثناء الوباء ، استخدم فريق العمليات القانونية في شركة الأدوية الأمريكية Moderna Agiloft لأتمتة اتفاقيات الإفصاح السرية الخاصة بها. أخبرت موديرنا مؤتمرًا مؤخرًا أن الوثائق التي استغرقت ما يقرب من 21 يومًا للتوقيع يتم الاتفاق عليها الآن في غضون خمسة أيام ، مما يسمح للشركة بتسريع عملية تسجيل الموردين والشركاء للقاح Covid-19.
إيفيسورت
إن استخدام الشركة للذكاء الاصطناعي للمساعدة في رقمنة عمليات التعاقد وتنظيم البيانات وتحليلها يبرز في وتيرة التنفيذ: شهر واحد تقريبًا. يفسر Evisort ذلك إلى جذوره كتعاون بين معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا وجامعة هارفارد ، حيث أمضى المؤسسون ثلاث سنوات في تدريب الذكاء الاصطناعي. في في عام 2021 ، زادت إيرادات Evisort بأكثر من الضعف وفي عام 2022 ، تلقت تمويلًا بقيمة 100 مليون دولار بقيادة شركة TCV للمستثمر التكنولوجي. أطلقت مؤخرًا Automation Hub ، والتي تمكن العملاء من تدريب الذكاء الاصطناعي على التعرف على البنود الفريدة لأعمالهم ، باستخدام أمثلة قليلة فقط ودون الحاجة إلى مهارات البرمجة المتخصصة.
إيسرتيس
وسعت أعمال إدارة العقود مؤخرًا شراكتها مع SAP ، أكبر شركة برمجيات في أوروبا. يتضمن تعاونهم خططًا للعمل على المنتجات بشكل مشترك وبعض الاستثمار المباشر بواسطة SAP. تعمل الشركتان على دمج أنظمة إدارة موارد المؤسسات والمشتريات الخاصة بـ SAP ومنتج تجربة العملاء مع عروض إدارة دورة حياة العقود التي تقدمها شركة Icertis’s AI. تشمل مزايا الانضمام إلى الأنظمة التطبيق التلقائي للخصومات على أساس الحجم ، والتي يمكن أن تحرر التدفق النقدي بشكل أسرع.
مدرع
تبرز الأعمال لإطلاق منتج “click-wrap” ، وهو خطوة للأمام من تقنية التوقيع الحالية ، التي توقّع المستندات بنقرة واحدة على الزر. تنشئ العملية تلقائيًا مسار تدقيق وإثباتًا مركزيًا للقبول ، مما يمنح الشركات الإشراف على جميع اتفاقياتها ويقلل من المخاطر. على سبيل المثال ، أبلغت شركة التخزين الذاتي Extra Space Storage أن العملاء يشتركون الآن بشكل أسرع. حصلت شركة Ironclad على دعم من شركات رأس المال الاستثماري الرائدة وتم تقييمها مؤخرًا 3.2 مليار دولار.
LexisNexis Parley Pro
استحوذت شركة البيانات والتحليلات LexisNexis هذا العام على منصة إدارة دورة حياة العقد Parley Pro ، والتي ستتكامل مع منتجها الخاص بإدارة المسائل والفواتير للمحامين الداخليين ، CounselLink. ال مركز الطاقة المستدامةتقول منظمة Parley Pro ، وهي منظمة غير ربحية مقرها الولايات المتحدة ، إنها ساعدتها في الفوز بعقود الوكالات الحكومية بشكل أسرع ويمكنها الآن تنفيذ العقود أسرع بمرتين مما تسمح به العمليات اليدوية السابقة.
مختبرات سيريون
عندما احتاجت شركة التأمين الوطنية الأمريكية National Life Group إلى نظام تعاقد جديد في عام 2020 ، برزت SirionLabs في نظام استخراج وتحليلات العقود المدفوع بالذكاء الاصطناعي ، والذي يسمح للأعمال التجارية بتحديد أي بنود تنحرف عن المواقف التجارية القياسية بسرعة.
رفعت شركة إدارة دورة حياة العقد 157 مليون دولار في التمويل حتى الآن ، تم استثمار الكثير منه في تطوير المنتجات. هذه ساعد خفضت الشركة متوسط وقت التنفيذ إلى النصف خلال العام الماضي.
